Diese Aufgaben übernehmen wir bei der WEG Verwaltung
Kaufmännische Verwaltung
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Finanzplanung und -kontrolle:
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Erstellung und Prüfung des jährlichen Wirtschaftsplans (Planung der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben).
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Erstellung der jährlichen Jahresabrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Wirtschaftsjahres.
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Geldverkehr und Buchführung:
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Führung der Buchhaltung über alle Geldein- und -ausgänge.
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Verwaltung und Disponierung der Gemeinschaftskonten (Giro-, Festgeld- und Sparkonten).
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Monatliche Sollstellung und Einzug des Hausgeldes der Eigentümer.
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Mahnwesen bei Zahlungsverzug und ggf. Einleitung des Inkasso.
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Rechnungskontrolle und Anweisung von Zahlungen an Dienstleister und Lieferanten.
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Berechnung und Anforderung von Sonderumlagen für größere Instandsetzungsmaßnahmen.
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Sonstiges:
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Veranlassung der Heizkostenabrechnung.
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Regelung von Personalangelegenheiten der WEG-Angestellten (z.B. Hausmeister, Reinigungskräfte), inkl. Gehaltszahlungen, Lohnbuchhaltung und Meldungen an Ämter.
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Technischer Verwaltung
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Instandhaltung und Instandsetzung:
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Regelmäßige Objektbegehungen zur Überwachung des baulichen Zustands und zur Feststellung von Mängeln oder Schäden.
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Veranlassung und Überwachung von laufenden Instandhaltungsmaßnahmen und notwendigen Reparaturen.
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Planung, Vergabe und Überwachung von größeren Instandsetzungs- und Modernisierungsarbeiten (z.B. Dachsanierung, Fassadenarbeiten): Einholung von Angeboten, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle und Abnahme der Leistungen.
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Wartung und Sicherheit:
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Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten (z.B. Schneeräumen, Streupflicht, regelmäßige Kontrollen technischer Anlagen).
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Überwachung und Beauftragung von Wartungs- und Prüfpflichten für technische Anlagen (z.B. Aufzüge, Heizungsanlagen, Brandschutz).
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Schadensmanagement:
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Aufnahme und Meldung von Schadensfällen an die Versicherung (z.B. Wasser- oder Sturmschäden).
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Kontrolle der Verbrauchswerte (Wasser, Heizung, Strom).
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Organisatorische Verwaltung
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Eigentümerversammlung:
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Einberufung und Organisation der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung sowie außerordentlicher Versammlungen (inkl. Terminabstimmung und Erstellung der Tagesordnung).
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Leitung der Versammlung.
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Erstellung des Protokolls und der Beschlussniederschrift.
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Korrespondenz und Kommunikation:
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Schriftverkehr mit Eigentümern, Mietern (von vermieteten Eigentumswohnungen) und Dritten (Behörden, Dienstleister, Anwälte).
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Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen.
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Beschwerdemanagement und Klärung von Konflikten.
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Rechtliche Aspekte:
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Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft.
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Führung der Beschlusssammlung.
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Sicherstellung der Einhaltung der Hausordnung.
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Wahrnehmung von Ortsterminen und ggf. Gerichtsterminen.
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Abschluss und Prüfung von Verträgen im Namen der WEG (z.B. Versicherungen, Wartungsverträge).
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Ergreifung von Maßnahmen zur Fristwahrung und zur Abwendung von Rechtsnachteilen.
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Vertretung der WEG nach außen und innen.
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